Privacyverklaring deelnemers en medewerkers

Privacyreglement Dagbesteding Buytenplaats Zigtijk

Buytenplaats Zigtijk heeft enkele maatregelen om de privacy van haar deelnemers en medewerkers te waarborgen. Buytenplaats Zigtijk zorgt ervoor dat alle medewerkers en vrijwilligers op de hoogte zijn van dit privacy beleid en ook krijgen alle nieuwe deelnemers dit privacy beleid uitgereikt.

Privacy

Ons werk brengt met zich mee dat we veel van mensen willen weten. Van telefoonnummer tot werkervaring, van burgerlijke staat tot inkomen, van opleiding tot gezondheid, alles kan relevant zijn voor een goede begeleiding. Natuurlijk moet u de zekerheid hebben dat uw privacy wordt beschermd en dat er met uw gegevens geen dingen gebeuren die u niet wilt. Daarom hanteren wij een privacyregeling. Hierin kunt u lezen hoe we met uw gegevens omgaan. U kunt deze regeling bij uw begeleider opvragen. Dit privacyreglement wordt door ons toegepast en geldt zolang het in overeenstemming is met de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Waarom gegevens registreren?

We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om goede zorg te kunnen uitvoeren. De gegevens die we krijgen worden niet voor andere doeleinden gebruikt. We registreren gegevens, die veelal door uzelf worden aangeleverd, en aantekeningen en correspondentie die we lopende het traject met u verzamelen. Daarnaast zal Dagbesteding Buytenplaats Zigtijk een persoonlijke rapportage van de cliënt bijhouden, tevens het opgestelde begeleidingsplan nemen we hierin mee. Als we een dossier over u van een andere organisatie en/of behandelaar krijgen vallen die gegevens onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens en worden ze behandeld met in acht neming van alles wat in deze wet wordt bepaald.

Hoe worden gegevens bewaard

Uw gegevens worden in ons automatiseringssysteem ONS Nedap bewaard. Dit is een beveiligd systeem dat veel gebruikt wordt voor clientadministratie en mag alleen worden ingezien de groepsbegeleiders, de locatiemanager van Zigtrijk en de directie. En uiteraard door uzelf. Als u wilt, zullen we laten zien wat we over u hebben geregistreerd. Onze registratie is nooit strijdig met de wet, de openbare orde of goede zeden. Mochten er verkeerde feiten in het dossier staan, dan heeft u er recht op dat die worden aangepast. Sommige gegevens liggen gevoeliger dan andere, zoals godsdienst, afkomst of politieke kleur. Deze gegevens worden door ons niet geregistreerd, tenzij dit een goede uitvoering van het traject in de weg staat. Gevoelige gegevens die anderen aan ons overdragen, zoals medische informatie, worden door ons altijd extra vertrouwelijk behandeld. Indien de kosten voor uw begeleiding betaald worden door een ander, bijvoorbeeld uw werkgever of een uitkeringsinstantie, dan houden we deze opdrachtgever tijdens het traject altijd goed op de hoogte van de voortgang. Van alle schriftelijke rapportages krijgt u van ons automatisch een afschrift c.q. een kopie per beveiligde mail voordat de rapportage aan de opdrachtgever verzonden wordt.

Geheimhouding

Alles wordt door ons vertrouwelijk en onder geheimhouding behandeld, en dan in principe alleen door de begeleider en personeelsleden die u begeleidt. We verstrekken geen informatie over u aan derden (anderen buiten onze eigen organisatie). Daar wijken we alleen van af in het belang van uw traject, maar altijd na eerst met u hier in overleg te zijn getreden.

Toestemming geven

Er wordt geen informatie over deelnemers verstrekt aan andere of ingewonnen bij anderen zonder toestemming van de deelnemer of vertegenwoordiger. Alle medewerkers en vrijwilligers ondertekenen een geheimhoudingsverklaring.

Rechten van Deelnemers en Medewerkers

Deelnemers hebben recht op het dossier in te zien, mits het geen belemmering vormt voor de begeleiding van de deelnemer. Indien de deelnemer gebruik wilt maken van dit recht, kunnen zij dit aangeven bij de directie van Zigtrijk, waaronder dagbesteding Buytenplaats Zigtijk valt. Heeft de deelnemer een klacht over de wijze waarop wordt omgegaan met zijn dossier en wijkt dit af van het voorgeschreven beleid, dan kan er een klacht worden ingediend volgens de procedure van de klachtenregeling voor deelnemers. Medewerkers hebben recht op inzage, aanvulling en verwijdering van bepaalde persoonsgegevens, mits het geen belemmering vormt voor de begeleiding van de deelnemer. Indien zij hier gebruik van willen maken kunnen zij dit aangeven bij de directie van Zigtrijk.

Gegevens weer verwijderen

Als u niet langer bij ons in begeleiding bent, wordt uw dossier gesloten. Dit dossier blijft maximaal 5 jaar bewaard. Die periode hebben we nodig voor onze administratie, bijvoorbeeld voor verantwoording naar het Zorgkantoor of boekhoudkundige controles. Uiteraard kan uw dossier al die tijd alleen door bevoegde mensen worden ingezien. In sommige gevallen wordt uw dossier direct na afloop van de begeleiding weer overgedragen aan de opdrachtgever, bijvoorbeeld zorg instellingen etc.

Communicatie

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen in ONS Nedap, ons beveiligde automatiseringssysteem. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Doeleinden

We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen.

Derden

De informatie wordt niet met derden gedeeld. In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden.